關(guān)圓圓
在信息時代，大數(shù)據(jù)能夠解決很多問題，能從信息當(dāng)中獲取到更多有價值的內(nèi)容，能幫助我們進(jìn)行相關(guān)工作，還能利用計算機技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，既解放了人力，也提高了工作效率，有利于各種工作的開展，而檔案管理工作本身涉及大量的信息，同時也涉及大量的數(shù)據(jù)，身處大數(shù)據(jù)時代，利用相關(guān)數(shù)據(jù)分析技術(shù)，能讓檔案管理工作變得更加科學(xué)，效率更高。
大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來新機遇和挑戰(zhàn)
(相關(guān)資料圖)
大數(shù)據(jù)時代的到來，給企事業(yè)單位檔案管理工作帶來了一定的機遇。我國的檔案管理工作相關(guān)研究起步較晚，當(dāng)前龐大的數(shù)據(jù)量給檔案管理工作帶來更大難度，傳統(tǒng)檔案管理需要依靠紙張進(jìn)行辦公，數(shù)據(jù)量增加后，紙質(zhì)檔案在整理、保存和查詢方面都有很大弊端，工作人員工作量劇增，工作效率下降，傳統(tǒng)檔案管理模式受到?jīng)_擊。所以，采取現(xiàn)代化檔案管理模式已經(jīng)迫在眉睫。
隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，通過使用電子化手段，檔案管理工作向無紙化辦公方向發(fā)展，結(jié)合各種檔案管理軟件和計算機技術(shù)，可以讓現(xiàn)代檔案管理工作更加智能化、自動化，為檔案管理發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。當(dāng)代檔案管理人員，更應(yīng)順應(yīng)科技發(fā)展要求，通過學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理知識提高自身專業(yè)技能。
同時，也要看到大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理工作主要是為企事業(yè)單位的發(fā)展提供和保存相應(yīng)的檔案、資料，并針對各類原始資料進(jìn)行收集、整理、篩選、保管、檢索和利用。隨著大數(shù)據(jù)時代來臨，傳統(tǒng)檔案管理工作無法適應(yīng)原始數(shù)據(jù)處理和現(xiàn)有數(shù)據(jù)管理的工作，檔案存儲能力和檢索能力受到的挑戰(zhàn)尤為嚴(yán)峻。為更好地順應(yīng)時代發(fā)展，目前，已有大量企事業(yè)單位開始應(yīng)用計算機及各類軟件進(jìn)行檔案管理，并取得了良好效果。
另一方面，在應(yīng)用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案保存和處理的同時，也給檔案管理工作帶來了信息安全方面的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)資源安全性是檔案管理工作當(dāng)中的一項重要內(nèi)容，但在應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)的同時，檔案資料在利用和傳輸過程中可能受到攻擊，造成信息丟失、泄漏或者篡改的后果。檔案管理人員需充分重視工作當(dāng)中潛在的安全風(fēng)險問題，根據(jù)實際工作內(nèi)容和工作需要，采取有效的防御措施，有效控制檔案管理當(dāng)中存在的風(fēng)險，確?，F(xiàn)代化檔案管理工作的順利開展。此外，現(xiàn)代化檔案管理離不開專業(yè)的人才進(jìn)行實際操作，但當(dāng)前我國檔案管理數(shù)據(jù)分析類人才相對較少，制約了檔案管理工作的發(fā)展。
檔案管理工作在信息采集、處理和利用方面均需提升
在檔案管理工作當(dāng)中，數(shù)據(jù)資源體系變化主要是信息資料來源的變化、內(nèi)容變化及采集方式變化。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)信息多數(shù)來源于網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)容方面除了數(shù)據(jù)量大幅提升外，種類也趨向多元化，同時，檔案資料數(shù)據(jù)的價值密度明顯降低，而通過利用現(xiàn)代化手段能夠加快信息處理速度。在數(shù)據(jù)采集方面，檔案管理工作人員更加重視對企事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)信息進(jìn)行收集，使用強制手段，對互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中具有價值的信息進(jìn)行捕捉。
大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來最大的變化就是數(shù)據(jù)量變大，同時，檔案信息量也隨之增加，為了更好地提升檔案處理質(zhì)量和處理效率，各種各樣的軟件平臺應(yīng)運而生。這就要求相關(guān)工作人員能夠通過利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理工作，并且能夠改變傳統(tǒng)工作思想，接受信息時代的變化，通過實踐產(chǎn)生新型檔案管理理論和模式。著名學(xué)者維克托曾經(jīng)提到，隨機分析法無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代，同時也不能用于所有數(shù)據(jù)的分析。這意味著，大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)不再是過去的抽樣數(shù)據(jù)模式，已經(jīng)轉(zhuǎn)變成全數(shù)據(jù)模式。大數(shù)據(jù)時代應(yīng)看到全數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，對所有數(shù)據(jù)加以利用。
檔案中所有資料都記載著真實的企事業(yè)單位發(fā)展史，具有重要價值，保護(hù)好檔案也就是保護(hù)國家和公民的利益，同時也能滿足社會對相關(guān)資料的需求。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作會更傾向于服務(wù)性，工作人員通過提升服務(wù)水平進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)的自身價值。檔案管理人員應(yīng)做到面向社會，為企事業(yè)單位和客戶提供個性化服務(wù)和人性化服務(wù)。檔案服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容方面也發(fā)生了一定變化，由于過去檔案的服務(wù)項目基本使用固定模式，信息資源通常都在保管的檔案之中進(jìn)行查詢，但在大數(shù)據(jù)背景下，信息資源擴大，為了更好地滿足工作需求，檔案管理工作在信息采集、處理和利用方面均需要得到提升。
應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理工作效率
在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案云存儲。這種新型的檔案存儲方式，能夠更好地保障數(shù)據(jù)的完整性，同時在使用方面也更為便捷，為電子檔案的管理工作創(chuàng)造了良好環(huán)境。在使用云存儲這項功能之前，首先應(yīng)做好信息的基礎(chǔ)化建設(shè)工作，其中包括信息上傳和接收終端、數(shù)據(jù)處理軟件，從而全面地提升檔案處理能力，為使用者提供更加快捷、有效的服務(wù)。
大數(shù)據(jù)和數(shù)字化存在緊密聯(lián)系，檔案管理工作人員在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，需要加強對檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過建立數(shù)字化檔案館，提升檔案管理工作效率。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要結(jié)合計算機技術(shù)，對檔案進(jìn)行分類處理。所以，建立數(shù)字檔案館首先應(yīng)做好檔案分類工作，同時對檔案進(jìn)行必要的完善，結(jié)合用戶需求對檔案進(jìn)行處理，實現(xiàn)檔案電子化模式。數(shù)字檔案可以有效提升數(shù)據(jù)信息的利用效率，同時還能更好地保障數(shù)據(jù)信息的完整性和安全性。
在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作不僅應(yīng)在工作效率和工作質(zhì)量方面進(jìn)行提升，同時也應(yīng)注意如何加大檔案信息的保護(hù)力度。信息化檔案與紙質(zhì)檔案不同，現(xiàn)代化存儲和傳輸模式對信息安全提出了更高的要求。系統(tǒng)漏洞、黑客、木馬病毒都是威脅現(xiàn)代化檔案信息安全的主要因素，一旦檔案遭到以上攻擊，將會產(chǎn)生信息泄漏、篡改等嚴(yán)重問題。所以，現(xiàn)代化檔案管理模式需要使用專業(yè)安全防護(hù)軟件，對檔案信息進(jìn)行保護(hù)。通過使用防火墻、殺毒軟件、VPN等計算機軟件，提升檔案信息的安全性。檔案管理工作人員也應(yīng)學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，學(xué)習(xí)軟件使用知識，做到防患于未然。
隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作模式發(fā)生了很多改變，趨向于大服務(wù)化、大檔案化、大平臺化。檔案管理模式方面也發(fā)生了巨大變化，企事業(yè)單位檔案管理人員需要直面當(dāng)前檔案管理工作當(dāng)中存在的問題，提高自身技術(shù)水平，完善檔案管理能力。同時，在工作過程中，更應(yīng)重視對檔案信息的保護(hù)，對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。
（作者單位：河北省推進(jìn)京津冀協(xié)同發(fā)展服務(wù)中心）
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